Организация и участники
Организация в datool.ru — это общее пространство, которому принадлежат подписки, баланс, ключи API и всё сохранённое: избранное, «Слежу», слова и отчёты. Здесь вы управляете своей организацией: меняете название и логотип, приглашаете коллег, назначаете роли и выключаете доступ, переключаетесь между организациями и отправляете ненужные в архив.
Где найти
hi.datool.ru/organization/ — вкладка «Организация и участники» кабинета. Из меню «Профили аккаунта» сюда ведут пункты «Организация и участники» (или «Мои организации» в личном пространстве) и «Пригласить участника».
Вкладка показывает текущую организацию — ту, что выбрана в переключателе справа от заголовка. Справа от заголовка вкладки — плашка «Ваша роль: …».
Личное пространство и команда
У каждого человека есть личное пространство — организация из одного человека, она создаётся вместе с аккаунтом. В нём только вы с ролью владельца; пригласить туда никого нельзя. Купленная в личном пространстве подписка работает у вас везде.
Организация (команда) — пространство для совместной работы: вы приглашаете коллег, и подписки, баланс, ключи и сохранённые списки организации становятся общими для всех её участников. Организаций у человека может быть несколько — например, по одной на каждого клиента агентства.
Доступ — у человека, лимиты — у организации
Платные блоки витрины открываются, если подписка есть в любой организации, где вы состоите, — независимо от того, какая выбрана сейчас. При нескольких подписках действует самая высокая. Купили себе «Премиум» — он работает у вас и в командах; команда купила «Бизнес» — он работает у каждого её участника, в том числе в их личных пространствах. Отключили от команды — её подписка у человека пропадает сразу.
А лимиты — у организации: сколько каналов в «Слежу», сколько участников, сколько слов и отчётов. Команда без своей подписки держит 1 канал в «Слежу» и не может позвать коллег, даже если у её владельца есть личный «Премиум».
Карточка организации
- Логотип слева; если его нет — квадрат с первой буквой названия.
- Название. Владелец и администратор меняют его прямо в поле и нажимают «Сохранить» (до 120 знаков). Участник видит название и подпись «Настройками управляет владелец или администратор».
- «Участников: N из M по тарифу» с полоской — сколько мест занято и сколько даёт тариф (ниже, «Места»). Владельцу рядом видна ссылка «Тарифы».
- Логотип (владельцу и администратору): «Загрузить логотип» / «Заменить логотип» — выбранный файл сохраняется сразу; «Убрать логотип». Подходят PNG, JPEG, WebP или GIF до 900 КБ. В кабинете логотип показывается кружком, а в шапке PDF-отчётов по подписке «Бизнес» — целиком.
Места в организации
Место — это право одного человека пользоваться организацией. Сколько мест, зависит от тарифа организации (владелец считается вместе со всеми):
| Тариф организации | Мест |
|---|---|
| Без подписки | 1 (только владелец) |
| «Премиум» | 2 |
| «Бизнес» и единая подписка | 5 + дополнительные места |
Дополнительные места докупает владелец команды на подписке «Бизнес»: 990 ₽ за место на 30 дней с момента оплаты, до 10 мест за одну покупку (больше — через поддержку). Купленное место работает весь свой срок. Как купить — в статье «Подписки, пакеты и реквизиты».
Открытое приглашение тоже занимает место, пока его не приняли или не отменили.
Если мест стало меньше (кончилась подписка или купленные места, тариф стал ниже), из организации никого не удаляют:
- места сначала получают уже вступившие участники — владельцы и затем по дате вступления; последние вступившие получают статус «На паузе — нет места»: организацию и её подписки они не видят, их ключи API приостанавливаются;
- лишние открытые приглашения (созданные последними) отменяются, владельцам приходит письмо «Приглашения отменены: не хватает мест»;
- как только мест снова хватает (продлили тариф, купили места), пауза снимается сама.
Участники
В шапке карточки — «Участники» с числом и кнопка «Пригласить участника» (владельцу и администратору), которая раскрывает панель приглашения. Если кто-то на паузе, над таблицей — подсказка, сколько участников ждут места.
Колонки таблицы:
- Участник — фото или инициалы, имя, почта; у вашей строки — «Это вы».
- Роль — у тех, кем вы можете управлять, — выпадающий список и «Сохранить»; иначе просто подпись.
- Статус:
- «Активен» — доступ есть;
- «На паузе — нет места» — мест по тарифу меньше, чем людей (см. выше);
- «Доступ выключен» — владелец выключил доступ вручную.
- Действие — кнопки управления (ниже); «—», если менять нечего.
Ниже участников — открытые приглашения: кому (почта, человек по ID или «Любой, у кого ссылка»), ссылка-приглашение, роль, срок («Приглашён · до ДАТА» или «Срок истёк»), кнопки «Скопировать ссылку» и «Отменить приглашение».
Роли
Раскрывающийся блок «Чем отличаются роли» под таблицей коротко объясняет разницу:
| Возможность | Владелец | Администратор | Участник |
|---|---|---|---|
| Пользоваться подписками и данными организации | да | да | да |
| Выпускать свои ключи API | да | да | да |
| Менять название и логотип | да | да | — |
| Приглашать, менять роли, убирать участников | да | да, кроме владельцев | — |
| Назначать и снимать владельцев | да | — | — |
| Выключать и включать доступ участникам | да | — | — |
| Подписки и оплата, баланс, партнёрская программа | да | — | — |
| Отправлять организацию в архив | да | — | — |
Владельцев может быть несколько. Себе роль в таблице не меняют и себя не убирают — для этого есть «Выйти из организации».
Как пригласить участника
- Нажмите «Пригласить участника».
- Заполните одно из полей или ни одного:
- «Электронная почта» — на адрес уйдёт письмо со ссылкой. Принять приглашение сможет только человек с этим подтверждённым адресом;
- «Открытый ID пользователя» (вместо почты) — если человек уже зарегистрирован: он найдёт свой ID внизу этой же вкладки (ниже, «Ваш открытый ID»). Приглашение появится у него на «Обзоре» кабинета;
- оба поля пустые — получится ссылка-приглашение: её можно отправить в любом мессенджере, принять её может любой, у кого она есть.
- Выберите «Роль» — участник или администратор (владелец может пригласить и владельца).
- Нажмите «Пригласить». Приглашение появится в таблице со ссылкой и кнопкой «Скопировать ссылку».
Приглашение действует 14 дней и принимается один раз. Ссылка — секрет: кто её получил, тот сможет вступить, поэтому не публикуйте её открыто. Ненужное приглашение отмените кнопкой «Отменить приглашение» — ссылка сразу перестанет работать.
Нет свободных мест
Если все места заняты (участниками и открытыми приглашениями), вместо формы панель покажет «Свободных мест нет…», а владельцу — кнопки «Купить места» и «Тарифы». Освободить место можно и иначе: отменить лишнее приглашение или убрать участника.
Пригласить нельзя в личное пространство, в организацию в архиве и того, кто уже состоит в организации.
Приглашения
Тот, кого пригласили, открывает ссылку из письма или из сообщения (или нажимает название организации в плашке «Вас приглашают в организацию:» на «Обзоре»). Если он ещё не вошёл, сайт попросит войти или зарегистрироваться и вернёт на приглашение.
На странице приглашения — «Вас пригласили в организацию «…»», роль, для кого приглашение и кнопки «Принять приглашение» и «Не сейчас». После принятия человеку открываются подписки и данные организации, а его личное пространство остаётся отдельным.
Если ссылка уже использована — страница «Приглашение уже использовано»; если прошло 14 дней — «Срок приглашения истёк»: попросите владельца или администратора прислать новое. Принять приглашение не получится и тогда, когда в организации не осталось места, когда приглашение на другую почту или когда вы уже в организации — об этом скажет сообщение в кабинете.
Управление участником
- Изменить роль — выберите роль в списке и нажмите «Сохранить», подтвердите в окне. Администратор не может трогать владельцев и назначать владельцев.
- «Выключить доступ» (только владелец, не для других владельцев) — человек остаётся в списке со статусом «Доступ выключен», но не видит организацию и её подписки, а его ключи API этой организации приостанавливаются (не удаляются). Его место сразу получает следующий участник на паузе. «Включить доступ» возвращает всё обратно, если есть свободное место.
- «Убрать из организации» — человек теряет доступ, а его ключи API этой организации отзываются навсегда. Чтобы вернуть его, понадобится новое приглашение.
Об изменении доступа участнику приходит письмо: «Доступ к организации приостановлен» (с причиной) или «Доступ к организации снова открыт».
Из личного пространства в команду
В личном пространстве вместо таблицы участников — блок «Как начать работать вместе» с двумя плитками.
«Сделать организацией»
Подходит, если подписка уже куплена в личном пространстве: это же пространство превращается в команду, и ничего не нужно покупать заново.
- Нажмите «Сделать организацией» — откроется страница hi.datool.ru/organization/convert/.
- Проверьте списки «Останется на месте» и «Что изменится».
- Введите «Название организации» и нажмите «Сделать организацией».
Останется на месте: подписки, баланс и купленные пакеты; избранное, «Слежу», слова и отчёты; ключи API и логотип. Изменится: вы становитесь владельцем и можете приглашать участников (сколько — по тарифу), участники увидят подписки и сохранённое организации, а для личного у вас появится новое пустое личное пространство.
Важно
Обратно в личное пространство организацию не превратить. Название можно поменять потом.
«Создать организацию»
Новая пустая организация: подписку для неё оформляют отдельно, личное пространство остаётся как есть. Открывается кнопкой «Создать новую» на «Обзоре», «Создать организацию» в меню «Профили аккаунта» и в блоке «Мои организации», адрес — hi.datool.ru/organization/create/.
- Введите «Название организации» (до 120 знаков) — так её увидят участники и так она попадёт в счета.
- Нажмите «Создать организацию».
Вы станете владельцем, кабинет сразу переключится на новую организацию и откроет панель приглашения. Если вы создаёте её из личного пространства, где уже есть подписка, страница подскажет: лучше сделать организацией само личное пространство.
За сутки один человек может создать не больше 5 организаций (вместе с «Сделать организацией»).
Мои организации
Все ваши пространства одним списком: кружок, название, ваша роль (у личного — «Только вы»), сколько участников и какой тариф («без подписки», если её нет). Справа:
- «Вы здесь» — текущая организация;
- «Перейти» — переключиться в эту организацию и остаться на этой вкладке;
- «Вернуть» — у организаций в архиве (ниже).
В шапке блока — кнопка «Создать организацию».
Архив
Организацию нельзя удалить: к ней навсегда привязаны платежи и история. Ненужную команду владелец отправляет в архив — блок «Архив» внизу вкладки (только владельцу и не в личном пространстве).
Когда можно. Только когда у организации закончилось всё оплаченное: подписки (в том числе купленные заранее), пакеты и доп. места. Пока что-то действует, кнопка «Отправить в архив» неактивна, а под ней написано, что именно мешает и до какого числа.
Что происходит в архиве:
- организация пропадает у всех участников, они получают письмо;
- ключи API участников приостанавливаются;
- открытые приглашения отменяются;
- «Слежу», сводки и отслеживание слов этой организации молчат.
У владельца архивная организация остаётся бледной строкой в конце «Мои организации» и меню «Профили аккаунта». Кнопка «Вернуть» (с подтверждением) возвращает её: участники снова получают места по тарифу, их ключи API заработают.
Ваш открытый ID и выход из организации
«Ваш открытый ID» — ваш идентификатор для приглашений и кнопка «Скопировать». Назовите его владельцу или администратору чужой организации — так вас пригласят без почты. Это не секрет: по нему нельзя войти в аккаунт.
«Выйти из организации» (кроме личного пространства) — после подтверждения вы потеряете доступ к общим данным, а ваши ключи API в этой организации будут отозваны. Личное пространство сохранится. Единственный владелец выйти не может: сначала назначьте владельцем другого участника.
Смотрите также
- Подписки, пакеты и реквизиты — тарифы, доп. места и пакеты.
- Ключи API — ключи организации и что с ними бывает при смене состава.
- Тарифы — что открывает каждая подписка.
- Обзор кабинета.